展示会の準備を楽にする方法とは？
展示会は企業や組織にとって重要なイベントの一つですが、準備が一番大変だお思うんです。
前職では展示会に参加してましたが、本当に準備が嫌いでした。
通常業務がある中で、企画して、販促品や装飾を準備して、場合によっては貸出機を手配したり、人を手配したり。
小規模な展示会であれば、そこまで労力が必要ないですが、規模が大きくなればなるほど、準備は大変になりますよね？
そんな時、人手があれば乗り切れるかもしれないですが、人員少ないことも現実だと思います。
今回は、今まで見てきた中で、これは良いなと思った「展示会の準備を楽にする方法」を紹介していきます。
知っている事もあるかもしれないですが、是非参考にしてくださいね！
①送り状はコピーすれば複数利用可能
送付する段ボールが複数口ある場合、すべての口数分に送り状伝票を書いていますか？
運送会社によっても異なりますが、佐川急便は1枚の送り状で、それをコピーした用紙を張っておけば、送付してくれます。
A4用紙に印刷したら、送り状伝票の部分以外を折って、テープで段ボールに張ってください。雨だといけないので、できれば太めのセロテープで伝票全体を覆った方が良いです。
あとは、出荷個数をしっかりと書いてくださいね。
ヤマト運輸は送り状のコピーでは、対応してくれないようです。ヤマト運輸複数小口の送り状があるので、それを手配しておけばOKです。
返送用は別に作る必要はありますが、事前に準備しておくと便利です。会場により運送会社指定の場合がありますので、念の為主催者に確認をとっておいた方が良いです。
②会場近くの運送会社の営業所止めにする
展示会で車にごっそり荷物を積んでいる方もいますが、そんな事をする必要はありません。
運送便で送る場合、何時着になるか分からない、到着時間には展示会が始まってしまうという理由もあると思います。
そんな時は、運送会社の営業所止めにしておくことがお勧めです。
営業所止め依頼方法は簡単で、送り状の宛先をその運送会社の希望の営業所にしてください。念の為、集荷に来た人に営業所止めと伝えておくと、間違いがなく安心です。
会場からあまり遠いと意味がないですが、展示場近くには結構、営業所があります。
会場に到着したら、運送会社の営業所に寄って、台車でそのまま会場に運びこむことで、スムーズに搬入できます。
荷物を車に乗せる手間もないですし、何より過積載の車は危ないので、おススメの方法です。
③台車はなるべく大きく、良いものを購入する
展示品の搬入など、何度も会場を行きするのに、台車は必須です。
あまり気にされませんが、台車の質は搬入を大変にするか、楽にするかに大きく影響します。
台車はなるべく大きく、そしてタイヤの部分がしっかりしているものにすべきです。
大きい台車だと一度に多く運べます。
大きい分、上に重ね合わせる高さも低くできるので、重心を下げる意味もあります。
タイヤがしっかりした、大きいものを選ぶことをお勧めします。
タイヤが大きいと、ちょっとした段差を乗り越えやすいからです。
展示会会場によっては、ケーブルのモールがあったり、仕切りのレールがあったりするので、小さい台車だと少しの段差が乗り越えられないということもあります。
もし少し予算があるなら、ブレーキ付きは便利です。
搬入口はスラロームになっていたりしますが、重たいものを運ぶ時に楽になります。
何度も使うものなので、台車は良いものをお勧めします。
④展示品を設置する前の、ひと手間がミソ！
展示会で展示品を設置する前に、ひと手間かけると撤収が楽になります。
展示会の内容によっては、貸出機などを利用するかと思います。
また、場合によって、設営する人と撤収する人が異なる場合もあると思います。
撤収の時に困るのが、どこに何を入れたら分からない事。。。
だから、展示品を開梱するときに、付箋に何が入っていたのかを記載して張っておきます。
更に複雑に梱包されていたものは、写真を撮っておく事をお勧めします。
どの様に梱包されていたか、分かる場合でも助かることがあります。
写真は撤収の担当者にメールで送っておけば、今なら携帯やスマホで写真を見れるので、撤収の参考になります。
⑤カタログは想定よりも少なめ
展示会で一番重いのがカタログです。
このカタログが曲者で、無くなったら困るという意識がある為、かついつい多く手配してしまうのです。
しかし大半は、沢山余るパターンが多いかと思います。
カタログは会場では捨てられないですし、持ち帰るのも一苦労ですよね？
経験上、自分の担当ブースが人気ブースかどうかにもよりますが、総来場者数の1割に配れたら良い方だと思います。
だから、カタログは想定よりも少な目に手配しています。
無くなったら大変じゃないか？と思われるかもしれませんが、そこにチャンスがあったりします。
ある企業ではカタログを少な目にし、A4のチラシをメインに使用していました。
A4のチラシであれば数百枚印刷しても、そこまでかさ張りません。
それはなぜか？
カタログのすべての情報は必要ないことが多いので、必要な情報だけをA４用紙に要点をまとめ、どうしてもカタログが必要な人にはカタログを渡し、興味がある方には後日郵送か持参する対応をしていたのです。
つまり何が言いたいか。。。
この企業では、カタログを少な目にすることで、次のアプローチをするキッカケを作っていたのです。
もちろんこの企業の担当者、展示会終了後、身軽に帰っていきました。
最後に
いかかがでしたでしょうか？
展示会の準備は、各企業、組織の形態によっても変わる場合がありますが、ちょっとした工夫で手間を省くことができます。
次の展示会での参考になれば、幸いです。
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