イベントの一番の課題
イベント開催の一番の課題。。。。
それは、イベント終了後の後追いだと思います。（ちなみに、ここで言うイベントは、展示会やセミナーとか、製品発表等の意味です。）
イベントの目的は企業、団体によって様々で、自社製品を世の中に広めたい、自社（組織）の活動を広めたい、新規顧客を獲得したい等あると思います。
簡単に顧客や対象ユーザーと接する機会を作れるのが、イベントですが、結構と労力が必要ですよね。
費用や人件費もそうですが、開催までの企画立案、準備を考えると見えにくいコストも結構かかってます。イベントを開催したら、それに見合った効果が欲しいと、誰もが思いますが、それらをきっちり計測しているところは意外に少ないものです。
イベント開催後の後追いが必要になるわけですが、ここが一番苦労するというのが、私の持論です。
きっと後追いをされている方は、この苦労を実感されていると思いますが・・・
なぜ後追いが難しいのか？
後追いが難しい理由はいくつか複合的に存在していると思いますが、私が考える理由は下記です。
①イベント後の目標設定が明確でない・決まっていない
イベントを企画を見ていると、これが一番多いと思います。
イベント開催は集客が一番のポイントと捉えられがちです。
たしかに、集客が出来なければ、イベントが成立しませんが、そもそもイベントの目標は、人を集めることではないはずです。
あくまで、集客は通過点ということを忘れてはいけません。
だから、目標人数が集客できたら、万々歳っていうことは無いと思います。
本来は、【見込み客から、売上・利益に繋がる顧客になること】＝”コンバージョン数”を重視すべきで、それが最終的な目標であるべきです。
それには、イベント費用と展示会後に、どの程度売上・利益が欲しいのか、その目標値が必要になってきます。
そして、仮に必要な売上が1,000万円だとしたら、何名の顧客が必要かを考えて、顧客一人単価100万円だとしたら、必要顧客数は10名となります。
見込み顧客から、顧客に移る率を10%とするなら、単純計算で展示会には100名の集客が必要になります。
必要とする売上・利益 ＝ 顧客単価 × （集客数×コンバージョン率）
ここまで目標を落とし込むことが必要で、イベント後の活動が具体的になります。
コンバージョン数は、過去実績があればそれを参考にしますが、希望でも良いと考えています。
初めての展示会で目標をクリアできるところは多くはありません。
これは回数を重ねて、試行錯誤することで精度が上がっていくものだからです。
一番の問題は、具体的な目標が無いままに展示会をすることなんです。
②目標が計測が難しい。。。
２つ目は、イベントによって、効果測定が難しい場合があります。
たとえば、活動を周知させる目的など。。。。なかなか数値で出しにくい。。。
だけど、きっちり数値化すべきだと思います。
それが無理やりな数字だとしても。
曖昧な目標では、自分達がどの程度、目標達成したという、モチベーションが出にくいからです。
では、どのように目標値を決めれば良いのでしょうか？
”ある活動”を世の中に広めたい”という目的のイベントを開催予定の場合、自分達の活動を、どの程度周知させたいのか決定すべきです。この目標はあくまで希望なので、ざっくりでも良いと思います。
そして、800名に活動を周知させたいという事であれば、来場者1名あたりが何名に広めてくれるかも、合わせて試算します。
１来場者あたり情報を広めてくれる人数を３名とした場合、本人も合わせて1来場者あたり4名に周知できるとしたら、必要な集客数は200名となります。
周知させたい人数 ＝ 集客数 × 一人当たりが広めてくれる人数
そして計測方法は、後日来場者にアンケートを取ったり、ツイッターでハッシュタグをつけてツイートしてもらう、フェイスブックページに「いいね！してもらう」などの方法が楽だと思います。
正確な数字では無いですが、ツイート数や「いいね！」の数が、集客人数の何倍になったかを計測することで、ある程度のイベント効果は把握できると思います。
来場者がそんなこと対応してくれない・・・という悩みも聞こえてきそうですが、このような目標を事前に立てておけば、事前に準備ができるのです。
例えばツイートしたら、ノベルティーを配るとか、SNSに掲載しやすそうな記念撮影場所を作るとか、なんでも良いと思います。
目標があることで、そのプロセスを考え、実行することにが出来るのです。
つまりこれらの計測ができれば、もっと多くの人に広めるにはどうしたら良いのか？を探るヒントとなり、回を重ねる毎にイベントの質が向上するのです。
③内部のモチベーションが下がる
意外と見逃しがちなのが、内部のモチベーションが下がる事です。
もちろん、企画・運営をしたチームは苦労した分、モチベーションが維持されますが、組織全体はモチベーションが下がりやすいです。
また時間の経過とともに、現場と顧客のモチベーションは下がっていきます。
モチベーション低下の原因は、以下に纏められると思います。
- 運営側の想いが一方的 → イベントの意図が伝わっていない
- 後追いに関する、内部の推進が継続しない → 推進が中途半端で、なあなあになる
- 各セクションが、展示会の意義を理解していない → イベントがもたらす効果を信じていない
- 具体的なアクションが思い付かない →展示会どうでしたか？のような、単純なアプローチしかない）
こんなところかなと思います。
では、スピーディー且つ、どの様にモチベーションを維持させるか？
これは”事前の準備”が重要になってきます。
○イベントの事前説明をしていますか？
展示会開催にあたり、運営側は実務者に展示会の説明をするべきです。
どんなものを展示し、このような顧客を獲得を想定していて、この展示会がどのような効果、成果に繋がるのか、具体的な指標を出すべきです。
一番多いのが、この展示会意味が無いと実務者が思い込んでいることなんです。
よく言われる、やらせれ感満載というやつです。
だから、運営者はきっちとした説明をすべきでなのです。
○中途半端に推進していませんか？
運営者の後追いの継続です。
運営者も時間が経つにつれて、モチベーションが低下します。
だからこそ、後追いの進捗管理をすべきなのです。
いつまでに、後追いをするのかも明確に設定し、そこまでのデータで効果測定をするのです。
人は長い期間集中力が持続しません。
だからこそ、なるべく短期間での対応が必要となるわけです。
進捗管理はエクセルファイルで共有すると、分かりやすく、修正もしやすいので、便利です。
できれば、共有フォルダで内部から誰でも参照できるようにし、定期的なメール配信や、個別の連絡をしましょう。
○事前に後追いのアクションを決めておく
次に、後追いの具体的なアクションを決めておくことです。
「イベントが終わった後に後追いしてください！」と言われてもどうしたら良いか分かりません。
だから、運営側でどのように後追いをしてほしいのか、明確に提示する必要があります。
例えば、後追いシートを作成しておき、そのシートをもとにヒアリング、後追いをしてもらう。
展示会後のアンケートから、明確なターゲットを選定し、ターゲット毎にテーマを決めておくことなどが有力です。
○とにかく、早く着手すべき！
最後に必要なのは、早急に完了させること。
展示会は生モノの様で、時間を掛ければ鮮度はどんどん落ちていきます。
だからこそイベント前に、後追いのロードマップを決めておく必要があり、終了後にすぐ動けるのです。
最後に・・・
長くなりましたが、後追いは難しいものです。
多くの企業で後追い活動をきっちり出来ていないのが事実です。
だからこそ、後追いを成し遂げられれば、大きな効果が期待できます。
展示会に便利なツールを紹介
イベントにおいては環境づくりも重要です。
手作り感満載の展示会では企業力を問われかねません。
見た目にも綺麗で、インパクトのある展示会にすることも忘れてはいけません。
そんな時あると便利なのが、大型バナースタンドです。
簡単設置できて、収納するときはコンパクトです。
アイディア次第では様々な場面で利用が可能です。
利用者のことを考えに考え抜いた！便利な大型バナースタンドが「BIG POPシリーズ」です。
