何をしたらいい分からない展示会・イベント企画の最初にやるべきこと

苦手

こんにちわ!
東京広告工業 岡田です。

展示会やイベントを企画すると、「あれもこれもとなってテンパってしまう」という人は結構多いのではないでしょうか?

私も前職でイベント企画や展示会主催をするとき、あれを手配して、あの人に連絡して、えっーと、えーっと・・・・

時間がない・・・

わー

となることが度々ありました。

実はこうなる理由は一つしかありません。

それはゴールまでの地図を作らないからです。

今回は「展示会・イベント企画の最初にやるべきこと」について紹介していきます。

企画に慣れている方であれば、当たり前と思うことかもしれませんが、あくまで企画初心者向けに書いていますので、ご了承ください。

 

地図がないまま、航海に出たらどうなる?

もしも、あなたが船で旅することになったとして、準備も地図が無いまま出航したらどうなるでしょうか?

GPSはなしとして、間違いなく漂流してしまったり、全く意図しない場所へ行ってしまうでしょう。

イベントも展示会の企画も同じことが言えます。

船の行き先 → 展示会の目的・成果

航路 → 展示会・イベントの企画・スケジュール

食料・水  → 展示会で準備するもの

 

このように置き換えることができます。

船の行き先 → 展示会の目的・成果

何よりも先に、イベントや展示会の企画で重要なのはゴールを設定することです。

その企画によって、何を得たいかをはっきりさせることで、必要なもの、不要なものが見えてきます。

例えば3000人集客したいイベントなのか、300人集客するイベントなのかによって、手配する会場も準備するもの、費用も変わってきます。

ここをハッキリさせるだけでも、明確な目的地が定まりますので、企画途中にある細かな判断も、この目的を軸に判断ができるようになります。

やること、やらないこと、必要なもの、不要なものを選ぶ判断基準ができるので、決断が早くなります。

どの様なイベントの目標にするかは、以下を明確にすると良いです。

・イベント企画する意味・意義

・イベントによって得たい目標(数値で具体的に)

・誰に対してのイベントなのか?(具体的な来場者のイメージ)

後で準備にドタバタするイベントは、大抵この目標・目的が不明瞭で、組織全体に浸透していないことで、意思疎通が妨げられることで発生します。

大まかなスケジュールを決めよう

次に目的にたどり着くまでの、航路を決めていきます。

はじめに現時点から、開催日までの日数・月数から大まかな日程を割り出します。

例えば展示会まで3か月だとしたら・・・

1か月目;企画と準備・リサーチ

2か月目:もの・会場・人材のリサーチ

3か月目:確認・他実作業

日数から大まかにフェーズを決めてから、その後に細かなタスクを割り振っていきます。

細かなスケジュールは、細かなタスクが決まった後でもいいので、開始日と期限を決めておきましょう。

マイルストーンという方法で管理すると分かりやすいですよ。

マインドマップで必要なことを洗い出し

展示会・イベント企画でオススメのツールが、マインドマップというツールです。

枝分かれするように、思いついたことを書いていく方法で、紙やホワイトボードでもできます。

ただ、パソコンでやった方が綺麗で、編集もしやすく、大きくなってもわかりやすいく、無料のソフトもたくさんあるので、こっちの方がオススメです。

ウィンドウズなら、Xmindが良いと思います。

これをプロジェクターに投影して、ブレインストーミング(否定をしないで、とにかく意見を出していく方法)を企画者全員で会議をすると効率がいいです。

スクリーンショット 2016-04-05 10.35.59

ポイントは、あれもこれも同時にやるのではなくて、大カテゴリー毎にやるとスムーズに進みます。

この方法でやると、ある意見がキーになって、また別のアイディアや、問題点などが浮き彫りになり、漏れやダブりを防止することができるようになります。

また頭の中にあるモヤモヤを一気に出せるので、考えているだけや企画書だけと比べて、頭がスッキリします。

ある程度会議が煮詰まった段階で、不要な項目を削除していき、マインドマップをスッキリさせます。

そのマインドマップを、企画メンバー全員で共有することで、意思疎通や企画全体を把握しやすくなるので、何をすれば良いか分からなくなって混乱することを防げます。

必要なものをリストアップ

ある程度企画がまとまったら、手配するもの、手配する人材をリストアップしておきます。

その際、各カテゴリ毎に担当者を決めておくことも重要です。

企画する人数が多ければ、1カテゴリを2名以上で共有するようにしましょう。

その方が手配漏れや、その人がいないと分からない状況を防げます。

 

地図があればやることが明確になる

イベント・展示会企画において、地図があればやること、やらないこと、必要なもの、不要なものが明確になるので、精神的にもだいぶ楽になります。

ただ地図を作ったからといって、安心してはいけません。

地図があっても、その通りに進んでいなければ、別の目的地に行ってしまったり、座礁してしまいます。

だから定期的に進捗をチェックしておきましょう。

マインドマップもあるので、全体を俯瞰して見えるので、何が終わった、何が終わっていない、また途中で出来た問題点の確認などスムーズに共有できます。

もしあなたが、イベント・展示会企画に悩んでいるなら、この方法が一番オススメです。

 

イベント・展示会の企画・設営・運営なら東京広告工業

弊社は東京で60年以上、イベント・展示会の企画・設営・運営をしてきたプロフェッショナル集団です。

過去の実績として、大手企業の株主総会・展示会、政党イベントなど幅広いお客様をサポートしてきました。

当社の強みは経験を生かした、企画力とスムーズさです。

イベントの部分的サポートやイベント・展示会の企画・設営・運営でお困りでしたら、お気軽にご相談ください。

 

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